Muốn sự kiện được tổ chức một cách hoàn hảo và không gặp phải lỗi, trước hết cần xây dựng một kế hoạch tổ chức thật tỉ mỉ và cùng với các phương án phòng chống rủi ro có thể xảy ra.

Có ti tỉ việc cần chuẩn bị và phải điều hành cả những cá nhân tham gia sự kiện, những lầm lẫn không được phép mắc phải sẽ bị mắc phải và đôi khi lại thành “lắm thầy nhiều ma” trong tổ chức sự kiện. Để chắc vững chắc rằng bạn không mắc những lỗi này, chúng tôi sẽ liệt kê một đôi lỗi ngớ ngẩn, dễ mắc phải nhất dưới đây:

Các lỗi thường gặp khi tổ chức sự kiện

1. Quên không rà soát lại xác thực thời kì họp.

soát thời gian là rất quan yếu thành ra bạn phải rà soát xem ngày này có trùng với bất cứ dịp nghỉ lễ, ngày nghỉ nào hay không trước khi chốt lại lịch ngày tổ chức sự kiện, cuộc họp hoặc một sự kiện nào đó. Bạn cũng nên lưu ý việc tránh tổ chức sự kiện cùng ngày với các sự kiện thể thao trổi, cuộn người xem, đặc biệt là khi bạn đang khoảng 1 bản hiệp đồng với một đối tác là nam giới. Để bạn không lên lịch trùng với các sự kiện khác thì đầu năm hãy rà lại lịch vớ các ngày nghỉ và các sự kiện trong năm. Việc này rất dễ đúng không? Tổ chức lễ khánh thành

2. Đặt chỗ trước khi bạn đến xem địa điểm

Thật là một lỗi lớn nếu bạn đặt chỗ trước khi bạn đến xem địa điểm. thường ngày bạn hay tổ chức sự kiện ở những nơi cách xa công ty bạn, có khi cách xa đến hàng trăm km, và ngân quỹ công ty không đủ tiền chi cho việc đi lại và ăn uống. Đây là một việc rất đang chê trách khi tổ chức một sự kiện hoặc buổi mít tinh lớn. Tại sao bạn lại có thể liều lĩnh để mọi chuyện không trơn trong ngày diễn ra sự kiện và không rà lại? Hơn nữa, rà soát không gian nơi mình tổ chức sự kiện cho phép bạn có nhịp xây dựng và có mối quan hệ tốt với nhân viên nơi bạn sẽ tổ chức sự kiện mấy ngày sau đó. Từ đó cho ta thấy việc khảo sát địa điểm trước khi tổ chức sự kiện là rất cấp thiết.

3. Thất bại trong việc cuốn mọi người tham dự sự kiện của bạn

Bạn cần thông tin trước cho mọi người trước một khoảng thời gian nào đó khi tổ chức sự kiện để mọi người biết đến và chú ý đến sự kiện của bạn. Đây là một phần trong công việc lên kế hoạch và tổ chức chuẩn bị của bạn, là vấn đề thuộc về marketing và truyền thông trong tổ chức sự kiện. thông báo về tổ chức sự kiện của bạn được truyền đạt càng sớm sẽ được họ ưu tiên lên lịch trước và tham dự buổi mít tinh của bạn càng cao.

4. Ký những bản hợp đồng không rõ ràng

Đã có nhân viên tổ chức sự kiện phải ra hầu toà khi cô hoãn ngày tổ chức sự kiện vì cô cho rằng khách sạn mà cô đã thuê không thực hành tốt những thoả thuận nâng cấp và thay đổi mà cô đã ký. Khách sạn này đã phản đối và lập luận theo cách khác và rốt cục họ đã thắng kiện. Bản giao kèo viết tay sử dụng mực tàu chủ quan, không rõ nghĩa, chi tiết rằng “những cải thiện đáng kể” sẽ được ưu tiên làm trước đến ngày diễn ra buổi mít tinh nên đã dẫn đến rất nhiều cách lý giải khác nhau bởi vậy cô đã thua kiện. Hãy kiên cố rằng bản giao kèo của bạn được viết chặt chẽ chẳng thể hạch được. Tránh dùng những từ như “sẽ được thoả thuận” hoặc “sẽ được quyết định trong những ngày sau đó”.

5. Lên kế hoạch thất bại

Kế hoạch tổ chức là chìa khóa thành công của sự kiện. Và bạn sẽ bị tự rơi vào thảm hoạ nếu lên kế hoạch bị thất bại. Có rất nhiều thứ linh tinh nan giải cần được xếp cạnh nhau để bạn có thể giải quyết chúng hoặc đề nghị dịch vụ đến giải quyết. Nó sẽ giúp bạn giải quyết những vấn để đó rất vẹn tuyền. bàn thảo với mọi người để tham khảo thêm một số ý kiến khác nhau về sự kiện mà bạn đang tổ chức. Tạo ra một danh sách để rà công việc và rà soát danh sách đó thẳng thớm. Khả năng mắc lỗi của bạn càng ít đi nếu bạn càng tường tận.

6. Lờ đi không rà soát những quan điểm tham khảo

Thật tuyệt khi có được những ý kiến ý hợp tâm đầu của một ai đó nhưng phải luôn thận trọng kiểm tra xem người đó có thật sự tốt như họ nói hay không. Bạn sẽ cần thêm thời gian để rà lại những ý kiến góp ý những việc đó rất đáng được làm. Hãy cẩn thận để không thu khả năng làm hỏng sự kiện quan yếu của mình với người cung cấp người khiến bạn thất vọng ngay ở phút rút cuộc hoặc cung cấp cho bạn những thiết bị không phải là tốt nhất và dịch vụ chất lượng kém. Một câu hỏi một mực phải hỏi người đưa ra quan điểm đó là “Bạn có dùng người cung cấp này cho các lần tiếp theo không?”. Bạn sẽ biết mình nên làm gì nếu câu giải đáp là phủ định.

7. Bỏ qua những chi tiết quan yếu đến tận phút cuối cùng

Rất mất thời kì trong công việc chuẩn bị cho buổi mít tinh, bạn càng mắc ít lỗi nếu bạn càng có nhiều thời kì chuẩn bị. Bạn càng vội, vội vã bao lăm thì bạn càng dễ quên những thứ cấp thiết (thỉnh thoảng là rất hiển nhiên) bấy nhiêu. Xử lý những công việc mà bạn gạch ra trước hết trước và sử dụng danh sách kiểm tra của bạn thẳng tính. Để những công việc căn bản đến phút cuối giải quyết không nghi ngờ gì là bạn sẽ mất khá nhiều tiền cũng như là bạn có thể sẽ phải chịu đựng những sự thay đổi đột ngột và rõ ràng điều này sẽ gia tăng những bít tất tay không đáng có trong cuộc sống thông thường của bạn.

8. Để một người khác lên kế hoạch làm việc cho bạn

Bạn muốn tìm cho mình một chuyên gia về lập mưu hoạch để kiểm soát mọi việc và muốn khéo xoay sở. Nhưng liệu rằng người lên kế hoạch này sẽ tạo giả tảng thần kỳ khi bạn chỉ ngồi đó và hy vọng? Đơn giản vày bạn thuê một nhân viên trợ lý không có tức thị bạn không còn nghĩa vụ gì với sự kiện đó nữa. trái lại, bạn sẽ phải chịu bổn phận đối với mọi việc đang diễn ra vì hiện tại bạn đang là người quản lý. Bạn phải xoành xoạch rà để vững chắc rằng mọi chuyện đang diễn ra tốt khi để người khác thay mặt bạn điều khiển mọi việc.

9. Lờ đi yếu tố bất ngờ

Bạn cũng phải lên kế hoạch đối phó với những việc bất ngờ xảy ra trong khi tổ chức sự kiện ngoài việc lên kế hoạch làm việc của bạn. Không may mắn thay xác suất những việc bạn không nghĩ là sẽ xảy ra lại xảy ra là rất cao. Vậy nên luôn cần tới bản ngừa. Nếu bạn không có, kế hoạch chính của bạn có thể bị phá huỷ trong chốc lát và bạn sẽ phải xáo trộn mọi thứ để thực hành phương án 2 trong hoạt động của mình. Hãy chuẩn bị một kế hoạch B để có khi bạn cần dùng đến nó.

10. chũm tùng tiệm tiền

Gánh nặng mà ông chủ đặt lên vai bạn là hy vọng bạn có thể làm được nhiều với ít kinh phí, sự hấp dẫn về việc đưa ra những quyết định sự đơn thuần dựa vào giá cả là rất lớn nên hãy gắng thắt chặt ngân sách. Đúng vậy, bạn sẽ thấy một ai đó chào hàng bạn với giá thấp hơn giá thường nhật. Giá rẻ và chất lượng tốt thường không đi song hành với nhau. Nhưng làm sao bạn có thể tin vào dịch vụ mà họ cung cấp? vì vậy, lần sau hãy suy nghĩ lại nếu bạn đưa ra đưa ra quyết đinh hoàn toàn dựa vào giá mà họ đưa ra.